Brainport Smart District (BSD) streeft ernaar om iedereen maximaal gebruik te laten maken van de mogelijkheden van de unieke proeftuin van BSD. Daarom zijn wij doorlopend op zoek naar innovatieve projecten die passen binnen de kaders van BSD en die een bijdrage leveren aan de onderzoeks- en ontwikkeldoelstellingen. De vastgestelde kaders zoals gepubliceerd op onze website dienen als belangrijke leidraad (Programmalijnen, Ontwerpprincipes en overige vastgestelde kaders).
In dit document wordt de werkwijze beschreven die BSD hanteert om te komen tot selectie van projecten.
AANKONDIGING VAN DE BSD BUSINESS CHALLENGE
Initiatiefnemers hebben de gelegenheid om hun projectvoorstel via de website in te dienen bij de Stichting Brainport Smart District. Het dient te gaan om concrete voorstellen om een innovatief project te testen en/of uit te voeren in onze nieuwe wijk. Minimaal twee keer per jaar worden informatiebijeenkomsten georganiseerd waarvoor de bedrijven en organisaties van de aangemelde projecten van de voorafgaande periode worden uitgenodigd. De data van de bijeenkomsten worden gepubliceerd op onze website www.brainportsmartdistrict.nl/business-challenge en via social media breed onder de aandacht gebracht. Initiatiefnemers die zijn aangemeld voor de BSD-nieuwsbrief ontvangen deze informatie ook via email.
Het kan zijn dat wij de selectiecriteria en procedure in de loop van de tijd aanpassen. Opgedane ervaringen zijn van belang in een lerende organisatie. Daarom kan het zijn dat projecten bij een eerste indiening langs andere criteria beoordeeld zijn dan bij een volgende indieningsronde.
Aanmelding van een projectvoorstel
Op www.brainportsmartdistrict.nl/business-challenge/staat een link naar het online aanmeldformulier. De ontvangst van het aanmeldformulier wordt bevestigd met een email.
Stap 1: Selectie
Alle via de website ingediende projectvoorstellen worden getoetst door het Projectteam van Brainport Smart District. Het Projectteam toetst of het projectvoorstel een voldoende concreet idee behelst. Het Projectteam toetst vervolgens, aan de hand van de criteria in bijlage 1, in welke mate het projectvoorstel binnen de vastgestelde uitgangspunten en kaders van Brainport Smart District valt, te weten:
Bovenstaande documenten zijn ook te downloaden op deze pagina.
Als een projectvoorstel afwijkt van de hierboven genoemde uitgangspunten en kaders, kan de directie het project alsnog selecteren indien het project een significant innovatief en/of disruptief perspectief biedt buiten de reeds vastgelegde kaders. Het Projectteam zal in principe binnen 2 weken na de sluitingsdatum van de desbetreffende ronde van de Business Challenge, de indieners informeren of hun voorstel de eerste toets succesvol heeft doorlopen. De gekozen projectvoorstellen gaan door naar stap 2 van het selectieproces. De niet gekozen projecten worden daarvan op de hoogte gesteld.
Stap 2: Beoordeling door de Selectiecommissie
Initiatiefnemers van wie projectvoorstellen in stap 1 gekozen zijn, worden uitgenodigd om hun voorstellen nader uit te werken en te presenteren voor een onafhankelijke Selectiecommissie. Deze commissie bestaat uit vertegenwoordigers van bedrijfsleven, kennisinstellingen en van de overheden (het zogenaamde Triple-Helix-uitgangspunt). De samenstelling van de Selectiecommissie zal op onze website worden bekendgemaakt. Voor deze presentaties worden een aantal data en tijdstippen bepaald, waarop initiatiefnemers gevraagd worden hun voorstel te presenteren.
Tijdens deze presentatie zetten de initiatiefnemers in maximaal 6 minuten hun voorstel uiteen. In de presentatie moet aandacht zijn voor de inhoud van het voorstel, een idee van de aanpak voor de realisatie, de beoogde financiering, de organisatie/teamsamenstelling van de initiatiefnemer en de wijze waarop de initiatiefnemers in hun project invulling geven aan de Quadruple Helix samenwerking (zie paragraaf 4.1 van het Plan van Aanpak). Daarna is er voor de selectiecommissie gelegenheid om kort vragen te stellen. De Selectiecommissie hanteert bij de selectie de selectiecriteria zoals opgenomen in bijlage 2. De initiatiefnemers dienen één week voorafgaand aan hun presentatie een nader uitgewerkt projectvoorstel in te dienen bij het projectteam, waarin bovengenoemde onderwerpen ook aan de orde komen. Op basis van de nader uitgewerkte projectvoorstellen, de presentaties aan de Selectiecommissie en/of de beantwoording van vragen door deze commissie, beoordeelt de Selectiecommissie de voorstellen en kiest welke projectvoorstellen voor realisatie in aanmerking komen.
Stap 3: Start samenwerking
De Selectiecommissie stuurt haar advies naar het Bestuur van Stichting Brainport Smart District. Dit Bestuur besluit vervolgens op basis van het advies van het Projectteam en het advies van de Selectiecommissie welke projectvoorstellen definitief worden toegelaten als officieel BSD-project.
Daarbij heeft het Bestuur in uitzonderlijke, gemotiveerde gevallen, de bevoegdheid om van de adviezen van de Selectiecommissie af te wijken. Het Projectteam brengt de initiatiefnemers op de hoogte van de beslissing van het Bestuur en start de contractfase. Het Projectteam streeft ernaar om dit binnen 2 weken na een beslissing van het Bestuur aan te vangen.
In deze periode stelt het Projectteam een intentieovereenkomst op waarin afspraken worden opgenomen rondom de haalbaarheidsonderzoeken. Als deze onderzoeken zijn afgerond en blijkt dat het project uitvoerbaar is in BSD wordt een samenwerkingsovereenkomst op tussen de Stichting en de initiatiefnemer die als uitgangspunt dient ter vastlegging van de samenwerking. Deze dient voor aanvang van een project ondertekend te worden. In deze samenwerkingsovereenkomst worden de betrokken partijen, de doelstelling, de activiteiten en de planning beschreven. Het projectvoorstel geldt als bijlage bij de samenwerkingsovereenkomst.
